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海外倉約倉流程

• author: 環至美
• 日期：2025-07-04

主要步驟流程

準備階段：

確認貨物信息： 整理好即將入庫貨物的詳細信息，包括：

1、產品 SKU 列表及數量

2、總箱數/托盤數

3、總重量和總體積

4、外箱尺寸（長寬高）

5、貨物價值（用于保險和清關，如需要）

6、特殊要求（如恒溫、易碎、危險品等 - 需提前確認倉庫是否接受）

獲取倉庫信息： 明確您要預約的具體海外倉地址、聯系人、聯系方式以及倉庫接收貨物的具體規則和要求（如標簽要求、包裝要求、托盤要求等）。這些通常在倉庫的服務手冊或官網上有詳細說明。

選擇運輸方式： 確定貨物到達倉庫的運輸方式（快遞如UPS/Fedex/DHL，零擔LTL，整車FTL，海運整柜/拼箱等）。這將影響預約方式。

準備必要文件： 準備好隨貨文件，如裝箱單、商業發票（特別是跨境運輸時）、提貨單（BOL - Bill of Lading， 尤其LTL/FTL時）。確保文件信息準確無誤，且符合倉庫要求。

預約申請：

選擇預約渠道： 通過海外倉提供的預約渠道提交申請。常見方式包括：

在線預約系統 (最常見)： 登錄倉庫的客戶門戶網站（WMS或TMS系統），在預約模塊填寫信息、上傳文件并選擇期望時間。

電子郵件： 發送包含所有必要信息的郵件到倉庫指定的預約郵箱（通常包括貨物信息、期望日期/時間窗口、運輸信息、司機信息等）。

電話預約 (輔助/緊急)： 直接撥打倉庫預約熱線，與客服人員溝通安排。通常需要隨后補充書面信息。

客服/客戶經理： 如果倉庫分配了專門的客戶經理，可以直接聯系他們協助安排。

提交預約信息： 無論哪種渠道，都需要清晰提供：

客戶/賣家信息： 您的公司名稱、賬戶ID、聯系人。

貨物信息： 如準備階段所列（SKU, 數量, 箱數/托盤數, 重量, 體積等）。

入庫計劃信息： 期望的送達日期和時間窗口（盡量提供幾個備選）。

運輸信息：

承運商名稱（UPS, FedEx, 某卡車公司等）

追蹤號（快遞/零擔）或 提單號（海運/整車）

卡車類型和尺寸（如適用：53英尺廂車、26英尺箱車等）

司機信息： 司機姓名、聯系電話（對于卡車運輸至關重要！）

文件： 提前上傳或說明將隨貨攜帶的文件（裝箱單、發票、BOL等）。

特殊要求： 再次強調任何特殊操作需求（需倉庫確認支持）。

倉庫審核與確認：

倉庫接收申請： 倉庫運營團隊收到您的預約申請。

信息審核： 倉庫會審核您提交的信息是否完整、準確，是否符合倉庫的操作規范（如標簽、包裝、文件要求）。

庫容與人力檢查： 倉庫檢查您申請的時段是否有足夠的庫容、卸貨平臺和操作人員。

沖突檢查： 檢查您申請的時間是否與其他客戶的預約沖突。

確認或溝通：

如果審核通過且資源允許，倉庫會通過系統、郵件或電話正式確認預約，并提供一個唯一的預約號。這是關鍵憑證！

如果信息不全或有誤，倉庫會聯系您要求補充或修正。

如果期望時間無空位，倉庫會提供可用的替代時間段供您選擇。

如果貨物不符合要求（如包裝不合格、危險品未申報），倉庫可能會拒絕預約并告知原因。

司機/承運人溝通 (針對卡車運輸)：

傳遞預約信息： 您需要將倉庫確認的預約號、準確時間窗口、倉庫地址、具體對接門號/碼頭號、倉庫聯系人電話、以及任何特殊入場要求（如需要攜帶安全裝備） 明確告知承運商/卡車司機。

司機確認： 確保司機清晰知曉預約詳情并承諾按時到達。提醒司機攜帶必要的文件（如BOL）和證件。

貨物運輸與在途跟蹤：

安排貨物按計劃發出。

密切跟蹤貨物運輸狀態（通過快遞單號、BOL號等），留意可能的延誤。

如有延誤風險： 務必提前（越早越好）聯系倉庫預約窗口！ 告知延誤情況和新預計到達時間（ETA）。倉庫會根據實際情況嘗試調整或重新安排，但這取決于當時的資源情況，可能無法保證原計劃。未提前通知的遲到可能導致預約被取消、產生等待費或需要重新排隊。

到倉卸貨：

準時到達： 司機/承運人應嚴格按照確認的預約時間窗口到達指定倉庫碼頭。

提供預約號： 司機到達后，第一時間向倉庫人員提供預約號。

登記與核查： 倉庫人員核對預約信息、司機身份和車輛信息。

安全檢查 (如適用)： 倉庫或園區可能有安全流程（如車輛檢查）。

引導卸貨： 倉庫人員引導司機到指定的卸貨碼頭。

現場交接： 倉庫人員與司機進行貨物交接，核對箱數/托盤數、檢查外包裝是否有明顯破損，并簽署相關文件（如BOL簽收單）。

卸貨操作： 倉庫人員進行卸貨。卸貨時長取決于貨物量和倉庫效率。

倉庫收貨處理：

貨物入庫暫存： 卸下的貨物通常先放置在收貨暫存區。

系統登記： 倉庫操作人員將貨物信息錄入倉庫管理系統。

上架： 根據倉庫策略，貨物會被掃描、清點（可能是抽查或全檢）并最終放置到指定的庫位上，庫存狀態變為“可用”。

關鍵注意事項

提前量： 務必提前預約！ 旺季或熱門倉庫可能需要提前數天甚至數周預約。具體提前期需咨詢您的倉庫。

信息準確完整： 提交的貨物信息、運輸信息、司機信息必須100%準確。錯誤信息是導致延誤和問題的最大原因。

遵守倉庫規則： 嚴格遵循倉庫對標簽（FBA標簽、倉庫內部標簽）、包裝（紙箱強度、托盤規格、纏繞膜要求）、文件的要求。不符合要求可能導致拒收或額外收費。

預約號是生命線： 司機沒有預約號，極大概率會被拒收或長時間等待。務必確保司機知曉并持有預約號。

守時： 無論是您提交信息、還是司機到達，守時至關重要。遲到不通知是最大的忌諱。

溝通暢通： 保持與倉庫預約窗口、您的運輸代理/卡車司機之間的溝通渠道暢通。任何變動（尤其是延誤）都要主動、盡早通知倉庫。

了解費用： 清楚倉庫可能收取的預約相關費用（如改約費、遲到等待費、加急預約費、特殊處理費等）。

旺季預案： 銷售旺季（如黑五、網一前）預約會異常緊張，務必更早規劃，并與倉庫保持緊密溝通。

  總結： 海外倉預約入庫是一個需要細心規劃、準確執行和高效溝通的過程。核心在于提前準備、準確提交、及時確認、遵守規則、準時到達、保持溝通。嚴格遵循流程和倉庫要求，才能確保您的貨物順暢入庫，不影響后續銷售和運營。

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